oi

Office TPM คือการเอาวิธีคิดแบบเดียวกับที่ใช้กับเครื่องจักรมาใช้กับงานสำนักงานและงานสนับสนุน ความสูญเสียในงานเอกสารมองไม่เห็นเหมือนเครื่องหยุด แต่มันหน่วงทั้งโรงงานได้จริง เช่น ใบขอซื้ออะไหล่ที่ค้างรออนุมัติสามวันทำให้เครื่องจอดต่ออีกสามวัน หรือข้อมูลยอดผลิตที่ต้องพิมพ์ซ้ำจากกระดาษเข้าไฟล์ทุกเช้า ซึ่งกินเวลาหัวหน้ากะไปเดือนละหลายสิบชั่วโมง เสานี้จึงไม่ใช่การจัดโต๊ะให้สวย แต่คือการทำให้งานอ้อมไหลลื่นพอที่จะไม่เป็นคอขวดของงานหลัก

หัวข้อสำคัญในหมวดนี้

เนื้อหาแกนอยู่ที่ คู่มือ Office TPM และการทำแผนภาพกระบวนการงานเอกสาร ซึ่งสอนวิธีกางกระบวนการจริงบนกระดาษยาว ระบุว่าใครทำอะไร ใช้เวลาเท่าไร รออะไร และเอกสารเปลี่ยนมือกี่ครั้ง วิธีนี้ทรงพลังเพราะทุกคนที่เกี่ยวข้องมายืนดูพร้อมกัน แล้วมักจะพบว่ามีขั้นตอนที่ไม่มีใครรู้ว่าทำไปทำไม เหลืออยู่เพราะเคยมีปัญหาเมื่อห้าปีก่อน นอกจากนี้ยังครอบคลุมการจัดระบบข้อมูลและเอกสารให้หาเจอในเวลาที่ต้องการจริง

เริ่มต้นจากตรงไหนดี

เลือกกระบวนการเดียวที่ฝ่ายผลิตบ่นบ่อยที่สุด มักเป็นการขอซื้ออะไหล่ การออกใบสั่งงานซ่อม หรือการปิดรายงานประจำเดือน แล้ววัดเวลาตั้งแต่ต้นจนจบแบบนาฬิกาจริง ไม่ใช่เวลาที่คิดว่าควรจะเป็น พื้นฐานที่ควรทำคู่กันคือ หลักการ 5ส ในเวอร์ชันไฟล์และโฟลเดอร์ กับ การควบคุมด้วยสายตา เช่น บอร์ดสถานะงานที่เห็นทันทีว่างานไหนค้างที่ใคร ส่วนวิธีมองความสูญเสียให้เป็นระบบ ใช้กรอบเดียวกับ ความสูญเปล่า 8 ประเภทของ Lean ได้เลย เพราะการรอ การเคลื่อนย้ายเอกสาร และการทำงานซ้ำ เกิดในออฟฟิศไม่น้อยกว่าในไลน์ผลิต

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• ทำ Office TPM เป็นกิจกรรมจัดโต๊ะและถ่ายรูปก่อนหลัง โดยไม่แตะเวลารอของกระบวนการเลย
• ปรับปรุงเฉพาะขั้นตอนในแผนกตัวเอง ทั้งที่เวลาส่วนใหญ่หายไปตอนส่งต่อระหว่างแผนก
• เพิ่มขั้นอนุมัติทุกครั้งที่เกิดข้อผิดพลาด จนสายอนุมัติยาวขึ้นเรื่อย ๆ
• ทำระบบดิจิทัลทับกระบวนการเดิมที่ยังซับซ้อน ได้ผลคือกระบวนการแย่แบบเดิมแต่เร็วขึ้นนิดเดียว

ผลลัพธ์ที่ควรวัดคือเวลาตั้งแต่ต้นจนจบของกระบวนการนั้น จำนวนครั้งที่เอกสารเปลี่ยนมือ และจำนวนงานที่ต้องทำซ้ำเพราะข้อมูลไม่ครบ ถ้าลดสามตัวนี้ได้ ฝ่ายผลิตจะรู้สึกถึงความเปลี่ยนแปลงเอง ทีมของเรารับวิเคราะห์และปรับกระบวนการงานสนับสนุนร่วมกับเจ้าของงานจริง และเมื่อกระบวนการง่ายลงแล้ว ระบบ TPM ที่รวมใบสั่งงาน การอนุมัติ และรายงานไว้ในที่เดียว จะช่วยตัดงานคีย์ข้อมูลซ้ำออกไปได้เกือบทั้งหมด