Step 3 · สร้างระบบบริหารข้อมูลบำรุงรักษา

สร้างระบบบันทึกความเสียหายที่ผู้ปฏิบัติกะต่าง ๆ กรอกได้เองและกรอกครบ โดยข้อมูลขั้นต่ำที่ต้องมีคือวันเวลา รุ่นและรหัสเครื่อง ชิ้นส่วนที่เสีย ระดับความเสียหาย ลักษณะอาการ สาเหตุ การดำเนินการ ผลกระทบต่อการผลิต และเวลากับจำนวนคนที่ใช้ซ่อม

แบบฟอร์มหรือหน้าจอบันทึกที่มีช่องครบตามรายการข้างต้น · วิธีกรอกที่ง่ายพอสำหรับผู้ปฏิบัติหน้างาน · อัตราความครบถ้วนของข้อมูล · รายงานสรุปความเสียหายตามรอบ · บัญชีความเสียหายรายเครื่อง

มีข้อมูลที่กรอกจริงต่อเนื่องพร้อมอัตราความครบถ้วนที่วัดได้ และสามารถออกรายงานความถี่กับเวลาหยุดแยกตามกระบวนการหรือชนิดเครื่องได้

ต่อยอดจากข้อมูลความเสียหายเป็นระบบบริหารงานเต็มรูป ครอบคลุมประวัติเครื่องรายตัว การวางแผนบำรุงรักษา การวางแผนตรวจสอบ การออกและติดตามใบสั่งงาน และการปิดงานที่เขียนกลับเข้าประวัติเครื่องโดยอัตโนมัติ

ผังโครงสร้างระบบและความเชื่อมโยงระหว่างส่วนงาน · ประวัติเครื่องรายตัวที่อัปเดตจากการปิดงานจริง · ปฏิทินบำรุงรักษา · ใบสั่งงานพร้อมสถานะและผู้รับผิดชอบ · สถิติงานตามแผนเทียบงานฉุกเฉิน

ระบบเดินอยู่จริงโดยมีข้อมูลไหลจากใบสั่งงานเข้าสู่ประวัติเครื่อง และมีผู้ใช้งานจริงมากกว่าฝ่ายบำรุงรักษาฝ่ายเดียว

จัดทำระบบงบประมาณที่แยกค่าใช้จ่ายตามประเภทได้ เช่น งานตามรอบ งานแก้ไข งานฉุกเฉิน งานปรับปรุง และงานหยุดโรงงาน เพื่อให้เห็นว่าเงินไปอยู่กับงานประเภทไหน และใช้ตัดสินใจลงทุนปรับปรุงได้

โครงสร้างประเภทค่าใช้จ่าย · งบประมาณเทียบค่าใช้จ่ายจริงรายเดือน · ต้นทุนบำรุงรักษารายเครื่องหรือกลุ่มเครื่อง · สัดส่วนค่าใช้จ่ายงานฉุกเฉินต่องานตามแผน · กระบวนการขออนุมัติงบสำหรับมาตรการป้องกันการเกิดซ้ำ

สามารถแยกค่าใช้จ่ายตามประเภทงานได้จริง และมีการเทียบงบกับค่าใช้จ่ายจริงอย่างน้อยรายเดือน

จัดระบบอะไหล่ให้รู้ว่ามีอะไร อยู่ที่ไหน เหลือเท่าไร ต้องสั่งเมื่อไร รวมถึงการจัดเก็บแบบ คู่มือ และข้อมูลเทคนิคให้ค้นเจอในเวลาที่ต้องใช้จริงกลางดึกตอนเครื่องเสีย

บัญชีอะไหล่พร้อมจุดสั่งซื้อและปริมาณคงเหลือ · การเชื่อมอะไหล่กับเครื่องที่ใช้ · บันทึกการเบิกจ่าย · ทะเบียนแบบและคู่มือพร้อมวิธีค้นหา · การจัดการเครื่องมือวัดและการสอบเทียบ

มีบัญชีอะไหล่ที่เชื่อมกับเครื่องได้ มีจุดสั่งซื้อกำหนดไว้ และมีหลักฐานการเบิกจ่ายจริง

ระบบข้อมูลจะมีค่าก็ต่อเมื่อถูกใช้ตัดสินใจ ให้ตั้งเวทีทบทวนเป็นรอบ คือประชุมเช้าทุกวันเพื่อดูรายงานความเสียหายของคืนที่ผ่านมาและวิเคราะห์การหยุดเล็กน้อย และประชุมบำรุงรักษารายสัปดาห์เพื่อทบทวนความเสียหายใหญ่และกลางที่ยังแก้แบบชั่วคราวอยู่ พร้อมกำหนดมาตรการป้องกันการเกิดซ้ำ

กำหนดการประชุมและผู้เข้าร่วม · รายงานที่ใช้ในที่ประชุมจริง · บันทึกการประชุมพร้อมมติและผู้รับผิดชอบ · การติดตามมติที่ค้าง · ตัวอย่างการตัดสินใจที่เกิดจากข้อมูลในระบบ

มีบันทึกการประชุมต่อเนื่อง และมีอย่างน้อยหนึ่งกรณีที่ข้อมูลในระบบนำไปสู่การเปลี่ยนแผนหรือการลงทุนปรับปรุงจริง

ตรวจประเมินสามระดับ โดยผู้ตรวจควรขอให้เปิดระบบให้ดูจริงและสุ่มดึงข้อมูลย้อนหลังของเครื่องหนึ่งตัว เพื่อพิสูจน์ว่าข้อมูลครบและใช้งานได้

ใบตรวจประเมิน Step 3 ที่ให้คะแนนครบสามระดับ · ผลการสุ่มตรวจข้อมูลรายเครื่อง · อัตราความครบถ้วนของข้อมูล · ประเด็นที่ตีกลับพร้อมการแก้ไข

ผ่านครบสามระดับตามเกณฑ์ขั้นต่ำ 90 / 85 / 80 คะแนน และข้อมูลที่สุ่มตรวจครบถ้วนใช้งานได้