Step 6 · ตรวจสอบทั่วไปของงานบริหารและสภาพแวดล้อม
Perform comprehensive inspection
Why this step
ทบทวนระบบติดตามใหม่ แล้วตรวจสอบทั่วไปโดยเทียบกับทั้งมาตรฐานงานบริหารและมาตรฐานสภาพแวดล้อมสำนักงาน พบส่วนที่ขาดก็แก้ให้ครบ เป้าหมายคือมีวิธีติดตามงานบริหารอย่างเป็นระบบ และไม่ปล่อยให้ระเบียบกับมาตรฐานกลายเป็นซากที่ล้าสมัย
Required deliverables (4)
1. การทบทวนระบบติดตามงานบริหาร
ต้องมี ต้องทำ
ทบทวนว่าปัจจุบันหน่วยงานติดตามงานของตัวเองอย่างไร แล้วออกแบบใหม่ให้เห็นสถานะได้ทันเวลาและเห็นความผิดปกติได้เร็ว เช่น ตัวชี้วัดที่ดูรายสัปดาห์ บอร์ดสถานะงาน และการแจ้งเตือนเมื่อเกินกำหนด
ต้องมี
ระบบติดตามที่ทบทวนใหม่พร้อมรายการตัวชี้วัด · ความถี่และผู้ดูของแต่ละตัว · เกณฑ์ที่ถือว่าผิดปกติและการดำเนินการเมื่อผิดปกติ · บอร์ดหรือรายงานที่ใช้จริง
ผ่านเมื่อ
ตัวชี้วัดถูกดูตามรอบจริงและมีการดำเนินการเมื่อค่าออกนอกเกณฑ์ ไม่ใช่รายงานที่ทำส่งอย่างเดียว
กับดัก
เพิ่มตัวชี้วัดจำนวนมากเพื่อให้ดูครอบคลุม จนไม่มีใครดูจริงและระบบติดตามกลายเป็นภาระเพิ่มอีกงานหนึ่ง
2. การตรวจสอบทั่วไปเทียบกับมาตรฐานทั้งสองด้าน
ต้องมี ต้องทำ
ตรวจสอบทั่วไปโดยเทียบกับทั้งมาตรฐานงานบริหารและมาตรฐานสภาพแวดล้อมสำนักงาน เพื่อไม่ให้ด้านที่จับต้องได้ถอยกลับขณะที่มุ่งไปที่งานบริหาร แล้วแก้ส่วนที่ขาดให้ครบ
ต้องมี
ใบตรวจสอบทั่วไปที่ครอบคลุมทั้งสองด้าน · แผนและผลการตรวจตามรอบ · รายการข้อบกพร่องที่พบพร้อมสถานะการแก้ · ผู้ตรวจและการหมุนเวียนผู้ตรวจข้ามหน่วยงาน
ผ่านเมื่อ
ใบตรวจครอบคลุมทั้งสองด้าน และข้อบกพร่องที่พบถูกแก้จนปิดพร้อมหลักฐาน
กับดัก
ตรวจเฉพาะด้านที่จับต้องได้เพราะตรวจง่ายกว่า ทำให้มาตรฐานงานบริหารที่เพิ่งออกไม่เคยถูกตรวจว่าใช้จริงหรือไม่
3. การกันไม่ให้ระเบียบและมาตรฐานกลายเป็นซากที่ล้าสมัย
ต้องมี ต้องทำ
ตั้งรอบทบทวนมาตรฐานและระเบียบ พร้อมเงื่อนไขที่ทำให้ต้องทบทวนนอกรอบ เช่น ระบบงานเปลี่ยน โครงสร้างองค์กรเปลี่ยน หรือเกิดปัญหาซ้ำ แล้วยกเลิกฉบับที่ไม่ใช้แล้วออกจากระบบ
ต้องมี
รอบทบทวนที่กำหนด · เงื่อนไขการทบทวนนอกรอบ · ทะเบียนมาตรฐานพร้อมวันที่ทบทวนล่าสุด · รายการที่ยกเลิกแล้ว · ผู้รับผิดชอบการทบทวนของแต่ละฉบับ
ผ่านเมื่อ
ทะเบียนแสดงวันที่ทบทวนล่าสุดของทุกฉบับ และมีฉบับที่ถูกยกเลิกจริงเมื่อไม่ใช้แล้ว
กับดัก
เก็บมาตรฐานเก่าไว้ทั้งหมดเพราะกลัวถูกตำหนิว่าทำลายเอกสาร ทำให้มีหลายฉบับที่ขัดกันเองและคนหน้างานไม่รู้ว่าต้องใช้ฉบับไหน
4. การขยายผลไปยังหน่วยงานอื่นที่มีลักษณะงานคล้ายกัน
ต้องมี ต้องทำ
นำมาตรฐาน คู่มือ และวิธีปรับปรุงที่ได้ผลไปใช้กับหน่วยงานอื่นที่มีลักษณะงานคล้ายกัน พร้อมทะเบียนติดตามว่าขยายไปที่ใดแล้ว
ต้องมี
ทะเบียนการขยายผลพร้อมสถานะรายหน่วยงาน · เกณฑ์ที่ใช้ตัดสินว่าหน่วยงานใดเข้าข่าย · ผู้รับผิดชอบและกำหนดเสร็จ · การปรับให้เข้ากับบริบทของหน่วยงานที่รับไป
ผ่านเมื่อ
มีการขยายผลที่เกิดขึ้นแล้วจริงอย่างน้อยหนึ่งหน่วยงาน พร้อมการปรับให้เข้ากับบริบทของหน่วยนั้น
กับดัก
บังคับให้ทุกหน่วยงานใช้มาตรฐานของหน่วยต้นแบบเหมือนกันหมด โดยไม่ปรับตามลักษณะงานที่ต่างกัน ทำให้หน่วยที่รับไปทำตามไม่ได้จริง