Step 3 · ระบุปัญหาและลงมือปรับปรุงงานที่แย่ที่สุด
Identify problems and implement countermeasures
Why this step
ยืนยันวัตถุประสงค์และหน้าที่ของงานก่อน แล้วใช้การวิเคราะห์งาน การวิเคราะห์สายงานบริหาร และการวิเคราะห์แบบมากิงามิ มาเปิดจุดอ่อนของงานที่แย่ที่สุด ติดป้ายทุกจุดที่ไม่ตรงวัตถุประสงค์ ใช้เวลาและแรงมาก หรือขึ้นกับความรู้เฉพาะตัวบุคคล แล้วไล่ปลดป้ายให้หมดพร้อมยืนยันผลที่ได้
Required deliverables (6)
1. การยืนยันวัตถุประสงค์และหน้าที่ของงานก่อนลงมือปรับปรุง
ต้องมี ต้องทำ
ก่อนปรับปรุงวิธีทำงาน ต้องตอบให้ได้ก่อนว่างานนี้มีไว้เพื่ออะไรและให้ผลอะไร เพราะการทำงานที่ไม่ควรมีอยู่ให้เร็วขึ้นไม่ใช่การปรับปรุง
ต้องมี
วัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่คาดหวังของแต่ละงานที่จะปรับปรุง · ผู้รับผลของงานและสิ่งที่ผู้รับต้องการจริง · การยืนยันกับหน่วยงานผู้รับ
ผ่านเมื่อ
ทุกงานที่จะปรับปรุงมีวัตถุประสงค์ที่ยืนยันกับผู้รับผลแล้ว ไม่ใช่วัตถุประสงค์ที่ผู้ทำเขียนขึ้นเอง
กับดัก
เริ่มปรับปรุงวิธีทำทันทีโดยไม่ถามผู้รับรายงานว่าใช้ทำอะไร ซึ่งมักพบภายหลังว่ารายงานนั้นไม่มีใครเปิดอ่านมาหลายปีแล้ว
2. การประเมินคุณค่าเชิงหน้าที่ของงานเป็นระดับ A B C
ต้องมี ต้องทำ
ประเมินว่างานแต่ละชิ้นเชื่อมกับผลลัพธ์ทางธุรกิจแค่ไหนและส่งผลกระทบเร็วแค่ไหน โดยถามว่าถ้าหยุดทำงานนี้จะเกิดอะไรขึ้น แล้วจัดเป็นสามระดับ คือขาดไม่ได้เพราะหน้าที่ทางธุรกิจจะหยุด จำเป็นเพราะหน้าที่ของหน่วยงานจะหยุด และไม่จำเป็นเพราะกระทบเพียงความสะดวกของบุคคล
ต้องมี
เกณฑ์การให้ระดับความเชื่อมโยงและระดับผลกระทบ · ตารางจัดระดับ A B C ของทุกงาน · รายการงานระดับ C ที่จะเลิกทำ · การแยกงานที่ควรเลิกแต่ยังเลิกไม่ได้ พร้อมเงื่อนไขที่ต้องแก้ก่อน
ผ่านเมื่อ
ทุกงานได้ระดับจากเกณฑ์เดียวกัน และมีรายการงานที่จะเลิกทำจริงพร้อมชั่วโมงคนที่ได้คืน
กับดัก
ให้ทุกงานเป็นระดับจำเป็นทั้งหมด เพราะไม่มีใครอยากบอกว่างานที่ตัวเองทำอยู่ไม่จำเป็น ซึ่งทำให้ขั้นตอนนี้ไม่ให้ผลอะไรเลย
3. การแลกเปลี่ยนภาระงานระหว่างผู้ส่งและผู้รับ
ต้องมี ต้องทำ
คัดกรองสองชั้น ชั้นแรกดูว่างานตรงกับวิสัยทัศน์และพันธกิจหรือไม่ ชั้นที่สองนำงานที่ไม่ตรงมาคุยกันระหว่างหน่วยงานผู้ส่งและผู้รับว่าจะเลิก จะลดความถี่ จะลดความละเอียด หรือจะย้ายไปไว้ที่ใครทำแล้วคุ้มกว่า พร้อมบันทึกงานที่เลิกทำและชั่วโมงคนกับต้นทุนที่ได้คืน
ต้องมี
ผลคัดกรองสองชั้น · บันทึกการเจรจาระหว่างหน่วยงานพร้อมข้อตกลง · ทะเบียนงานที่เลิกทำ ลดความถี่ หรือย้ายผู้รับผิดชอบ · ชั่วโมงคนและต้นทุนที่ได้คืน · การอนุมัติของทั้งสองฝ่าย
ผ่านเมื่อ
มีข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างหน่วยงาน และมีตัวเลขชั่วโมงคนที่ได้คืนจริง
กับดัก
ลดงานฝ่ายเดียวโดยไม่คุยกับหน่วยงานผู้รับ ทำให้ผู้รับไปหาทางเก็บข้อมูลเองซ้ำอีกทาง และภาระรวมของบริษัทไม่ได้ลดลงเลย
4. การวิเคราะห์สายงานด้วยมากิงามิและการติดป้ายจุดอ่อน
ต้องมี ต้องทำ
นำงานที่แย่ที่สุดมากางเป็นแผ่นยาวตามแบบฟอร์มมาตรฐาน โดยแยกแถวเป็นหน่วยงาน กระบวนการ ข้อมูลเข้า ข้อมูลออก ชั่วโมงคน และรอบเวลา แนบตัวอย่างแบบฟอร์มจริงลงในผัง แล้วติดป้ายทุกจุดที่เป็นปัญหาโดยแยกสามลักษณะ คือไม่ตรงวัตถุประสงค์ ใช้เวลาและแรงมาก และขึ้นกับความรู้เฉพาะตัวบุคคล
ต้องมี
ผังมากิงามิของงานที่แย่ที่สุดพร้อมแบบฟอร์มจริงที่ใช้ · ชั่วโมงคนและรอบเวลาของแต่ละขั้น · ป้ายปัญหาที่แยกตามสามลักษณะ · การชี้จุดที่ทำงานคู่ขนานและจุดที่ต้องย้อนกลับ · ทะเบียนป้ายพร้อมสถานะการปลด
ผ่านเมื่อ
ผังทำจากการเดินตามงานจริงพร้อมแบบฟอร์มจริง และเห็นรอบเวลารวมกับชั่วโมงคนรวมได้จากผัง
กับดัก
วาดผังจากขั้นตอนตามระเบียบที่เขียนไว้ ทั้งที่งานจริงมีการย้อนกลับและการรอที่ไม่มีในระเบียบ ซึ่งเป็นที่ที่การสูญเสียตัวจริงซ่อนอยู่
5. การปรับปรุงและการยืนยันผลที่ได้
ต้องมี ต้องทำ
ลงมือปรับปรุงเพื่อปลดป้ายทีละจุด แล้ววัดผลด้วยตัวเลขเดียวกับที่วัดไว้ก่อนปรับปรุง ทั้งชั่วโมงคน รอบเวลา จำนวนข้อผิดพลาด และจำนวนแบบฟอร์มหรือขั้นตอนที่ลดลง
ต้องมี
รายการปรับปรุงพร้อมป้ายที่ปลดได้ · ผังมากิงามิหลังปรับปรุง · ตัวเลขก่อนและหลังของแต่ละงาน · วิธีคำนวณผลที่ตกลงกันไว้ · การยืนยันผลโดยหน่วยงานผู้รับ
ผ่านเมื่อ
ผลวัดด้วยวิธีเดียวกับก่อนปรับปรุงและถูกยืนยันโดยผู้รับผลของงาน ไม่ใช่ประเมินโดยผู้ปรับปรุงเอง
กับดัก
นับผลเป็นเงินโดยคูณชั่วโมงที่ลดกับค่าแรง ทั้งที่คนยังอยู่ครบและเวลาที่ได้คืนไม่ถูกใช้ทำอะไรที่มีค่ากว่า ทำให้ตัวเลขไม่มีความหมาย
6. ทะเบียนหัวข้อปรับปรุงและการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน
ต้องมี ต้องทำ
จัดทะเบียนหัวข้อปรับปรุงของหน่วยงานที่ตามสถานะได้ พร้อมแสดงว่าพนักงานทุกคนมีส่วนร่วม ไม่ใช่กระจุกอยู่ที่คนไม่กี่คน
ต้องมี
ทะเบียนหัวข้อปรับปรุงพร้อมผู้รับผิดชอบ กำหนดเสร็จ และสถานะ · สัดส่วนพนักงานที่มีหัวข้อของตัวเอง · บอร์ดกิจกรรมของหน่วยงานที่อัปเดตจริง · การนำเสนอผลในเวทีของโรงงาน
ผ่านเมื่อ
พนักงานส่วนใหญ่ของหน่วยงานมีหัวข้อของตัวเองและมีบอร์ดที่อัปเดตตามรอบจริง
กับดัก
ให้หัวหน้าหรือคณะทำงานทำหัวข้อปรับปรุงทั้งหมดแทนทีม ซึ่งได้ผลงานแต่ไม่ได้สร้างคนที่มองเห็นปัญหาของงานตัวเองได้