Step 1 · จัดสภาพแวดล้อมสำนักงานและระบบจัดเก็บเอกสาร
Check and overhaul administrative environment
Why this step
เริ่มที่ของที่มองเห็นก่อน เพราะเป็นสิ่งที่ทุกคนเห็นตรงกันและให้ผลเร็ว — กำจัดของไม่จำเป็น ทำความสะอาดจนพบข้อบกพร่อง แก้ที่แหล่งกำเนิดของความรกและฝุ่น ติดการควบคุมด้วยการมอง แล้วออกมาตรฐานให้สภาพที่ได้คงอยู่ ที่สำคัญคือระบบจัดเก็บเอกสารต้องถูกรื้อในขั้นนี้ไปพร้อมกับเรื่องอื่น ๆ ที่จับต้องได้ เพราะเป็นฐานของงานบริหารทั้งหมด
Required deliverables (6)
1. ขอบเขตของหน่วยงานบริหารและสนับสนุนที่เข้าร่วม
ต้องมี ต้องทำ
นิยามให้ชัดว่าหน่วยงานบริหารและสนับสนุนหมายถึงทุกหน่วยที่ไม่ได้อยู่ในสายผลิตโดยตรง แล้วระบุว่าหน่วยใดบ้างที่เข้าร่วม เช่น การตลาด วิจัยและพัฒนา วางแผน ออกแบบ จัดซื้อ ควบคุมการผลิต ประกันคุณภาพ คลังและจัดส่ง ขายและบริการ บุคคลและการเงิน พร้อมแยกว่าแต่ละหน่วยทำกิจกรรมในส่วนงานบริหารของตัวเอง หรือในส่วนงานหลักของตัวเอง หรือทั้งสองส่วน
ต้องมี
ผังหน่วยงานที่เข้าร่วมพร้อมระบุว่าทำกิจกรรมส่วนใด · ผู้รับผิดชอบและคณะทำงานของแต่ละหน่วย · การกำหนดพื้นที่กิจกรรมย่อย · แผนแม่บทของเสาที่ผูกกับแผนแม่บท TPM ของโรงงาน
ผ่านเมื่อ
มีผังที่ระบุขอบเขตของทุกหน่วยงานที่เข้าร่วมและผู้รับผิดชอบครบ ไม่ใช่เริ่มเฉพาะหน่วยที่สมัครใจ
กับดัก
จำกัดกิจกรรมไว้แค่ฝ่ายธุรการกับฝ่ายบุคคล ทำให้หน่วยที่กระทบการผลิตมากที่สุดอย่างวางแผนการผลิตและจัดซื้อไม่ถูกแตะเลย
2. การทำความสะอาดเบื้องต้นและการค้นหาข้อบกพร่องในสำนักงาน
ต้องมี ต้องทำ
กำจัดของที่ไม่จำเป็นออกให้หมด จัดของและอุปกรณ์สำนักงานให้เข้าที่ ทำความสะอาดฝุ่นและคราบทั้งหมด แล้วใช้จังหวะการทำความสะอาดนั้นเปิดข้อบกพร่องที่ซ่อนอยู่ เช่น แสงสว่างไม่พอ สีของพื้นที่ทำให้ล้าตา อากาศถ่ายเทไม่ดี และแก้ให้จบ
ต้องมี
ภาพก่อนและหลังของทุกพื้นที่ · รายการของที่กำจัดออกพร้อมปริมาณ · รายการข้อบกพร่องที่พบและสถานะการแก้ · บันทึกการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคนในพื้นที่
ผ่านเมื่อ
พนักงานในพื้นที่ลงมือเองทุกคน และรายการข้อบกพร่องที่พบถูกแก้จนปิดพร้อมหลักฐาน
กับดัก
จ้างแม่บ้านมาทำความสะอาดใหญ่แทน ซึ่งได้ห้องที่สะอาดแต่ไม่มีใครในทีมได้ฝึกสายตาให้เห็นความผิดปกติ ซึ่งเป็นวัตถุประสงค์จริงของขั้นนี้
3. การจัดการด้านที่จับต้องได้ทั้งห้าเรื่อง
ต้องมี ต้องทำ
ไล่จัดการองค์ประกอบที่จับต้องได้ให้ครบทั้งห้าเรื่อง คือเฟอร์นิเจอร์และของใช้ประจำโต๊ะ อุปกรณ์สำนักงานอย่างคอมพิวเตอร์และเครื่องถ่ายเอกสาร ระบบสาธารณูปโภคอย่างแสงสว่างการระบายอากาศและเครื่องปรับอากาศ ผังพื้นที่ที่กำหนดตำแหน่งของทุกสิ่งพร้อมป้ายบอกและทางเดินที่เหมาะกับสรีระ และระบบจัดเก็บเอกสาร
ต้องมี
สถานะของทั้งห้าเรื่องพร้อมสิ่งที่ปรับปรุง · ผังพื้นที่ที่กำหนดตำแหน่งประจำและป้ายชี้บ่ง · การตรวจสภาพอุปกรณ์สำนักงานและแผนดูแล · ผลวัดสภาพแวดล้อม เช่น ระดับแสงสว่าง
ผ่านเมื่อ
ครบทั้งห้าเรื่อง โดยแต่ละเรื่องมีการปรับปรุงที่เห็นได้จริงหน้างาน ไม่ใช่ทำเฉพาะเรื่องที่ทำง่าย
กับดัก
ทำเฉพาะการจัดโต๊ะให้เรียบร้อย แล้วข้ามเรื่องผังพื้นที่และสาธารณูปโภคซึ่งเป็นตัวกำหนดความล้าและประสิทธิภาพของคนทั้งวัน
4. การรื้อระบบจัดเก็บเอกสารและระบบเข้าถึงเอกสารลับ
ต้องมี ต้องทำ
จัดเรียงและจัดเก็บเอกสาร หนังสือ คู่มือ แผน แบบ แฟ้มคอมพิวเตอร์ และแคตตาล็อกทั้งหมดให้เป็นระบบเดียวกัน กำหนดว่าอะไรเก็บที่ใช้งานปัจจุบัน อะไรเป็นเอกสารอ้างอิง อะไรเข้าคลัง พร้อมตั้งระบบสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารลับ โดยต้องทำในขั้นนี้ไปพร้อมกับเรื่องที่จับต้องได้อื่น ๆ
ต้องมี
โครงสร้างแฟ้มมาตรฐานที่ใช้ร่วมกันทั้งกระดาษและไฟล์ · เกณฑ์อายุการเก็บและการทำลาย · ระบบสิทธิ์เข้าถึงเอกสารลับ · ปริมาณเอกสารก่อนและหลัง · ผู้ดูแลระบบแฟ้มของแต่ละหน่วย
ผ่านเมื่อ
โครงสร้างแฟ้มเดียวกันถูกใช้จริงทั้งเอกสารกระดาษและไฟล์ในคอมพิวเตอร์ และคนใหม่หาเอกสารเจอโดยไม่ต้องถามใคร
กับดัก
จัดแฟ้มกระดาษให้เรียบร้อยแต่ปล่อยโฟลเดอร์ในเครื่องและไดรฟ์กลางไว้ตามเดิม ทั้งที่งานจริงส่วนใหญ่อยู่ในไฟล์
5. การจัดการที่แหล่งกำเนิดของความรกและจุดที่เข้าถึงยาก พร้อมการควบคุมด้วยการมอง
ต้องมี ต้องทำ
แก้ที่ต้นทางของฝุ่น ความรก และของที่ไม่จำเป็นซึ่งงอกกลับมาเรื่อย ๆ ทำจุดที่ทำความสะอาดหรือดูแลยากให้เข้าถึงง่ายขึ้น แล้วติดการควบคุมด้วยการมองที่ทำให้เห็นทันทีว่าอะไรผิดปกติ เช่น ตำแหน่งประจำที่ตีเส้น ป้ายบอกสถานะ และระบบถาดที่แยกงานเข้า งานเสร็จ และงานที่รอ
ต้องมี
รายการแหล่งกำเนิดที่แก้แล้วพร้อมภาพก่อนและหลัง · จุดที่เข้าถึงยากที่ปรับปรุงแล้ว · การควบคุมด้วยการมองที่ติดตั้งจริง · ระบบถาดหรือระบบเทียบเท่าที่ใช้ทุกโต๊ะ · บันทึกประวัติการปรับปรุงและผลที่ได้
ผ่านเมื่อ
มีการแก้ที่ต้นทางจริง และสภาพหลังปรับปรุงยังคงอยู่เมื่อกลับไปดูอีกครั้งหลังผ่านไปหนึ่งเดือน
กับดัก
พึ่งการรณรงค์ให้ทุกคนช่วยกันรักษาความสะอาด โดยไม่แก้ต้นทางของความรก ทำให้สภาพถอยกลับไปเหมือนเดิมภายในไม่กี่สัปดาห์
6. มาตรฐานและคู่มือสำหรับสภาพแวดล้อมสำนักงาน
ต้องมี ต้องทำ
ให้พนักงานในพื้นที่ร่วมกันกำหนดมาตรฐานและกติกาของตัวเองที่ทำให้การทำความสะอาด การตรวจ การสะสาง และการจัดเก็บดำเนินต่อไปได้ พร้อมรอบเวลาและผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน
ต้องมี
มาตรฐานสภาพแวดล้อมสำนักงานที่พนักงานร่วมร่างเอง · รอบเวลาและผู้รับผิดชอบของแต่ละกิจกรรม · ใบตรวจประจำวันหรือประจำสัปดาห์ · บันทึกการตรวจจริงย้อนหลัง
ผ่านเมื่อ
มาตรฐานร่างโดยคนที่ต้องทำเอง และมีบันทึกการตรวจจริงต่อเนื่องอย่างน้อยหนึ่งเดือน
กับดัก
ให้ส่วนกลางร่างมาตรฐานแล้วส่งไปให้ทุกหน่วยใช้เหมือนกันหมด ซึ่งไม่ตรงกับสภาพจริงของแต่ละพื้นที่และไม่มีใครรู้สึกเป็นเจ้าของ