Step 1 · วิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน
Analyse current situation
Why this step
ปัญหาส่วนใหญ่ของผลิตภัณฑ์และเครื่องจักรใหม่ถูกพบตอนทำต้นแบบ ทดลองผลิต และเร่งกำลังผลิต ทั้งที่ควรจับได้ตั้งแต่ขั้นวางแนวคิดและออกแบบ ขั้นนี้จึงต้องสำรวจของจริงย้อนหลังราวห้าปี ว่าผังไหลของงานพัฒนาปัจจุบันเป็นอย่างไร ปัญหาเกิดที่ขั้นไหน ทำอะไรไปแล้วบ้างเพื่อกันปัญหาล่วงหน้า และปัจจุบันเก็บกับใช้ข้อมูลจากหน้างานย้อนกลับเข้าการออกแบบมากน้อยแค่ไหน
Required deliverables (7)
1. ผังไหลของงานพัฒนาผลิตภัณฑ์และเครื่องจักรที่ทำอยู่จริง
ต้องมี ต้องทำ
เขียนผังไหลของงาน Early Management ที่ทำอยู่จริงตั้งแต่วางแนวคิด พัฒนาผลิตภัณฑ์ พัฒนาเครื่องจักร เตรียมการผลิต จนถึงผลิตเต็มกำลัง โดยระบุว่าแต่ละขั้นใครทำอะไร ส่งอะไรต่อให้ใคร ใช้เอกสารอะไร และตัดสินใจด้วยเกณฑ์อะไร พร้อมสำรวจปริมาณงานของแต่ละขั้น
ต้องมี
ผังไหลของงานปัจจุบันที่ครอบคลุมทั้งฝั่งผลิตภัณฑ์และฝั่งเครื่องจักร · หน่วยงานผู้รับผิดชอบและจุดส่งต่อของแต่ละขั้น · เอกสารและแบบฟอร์มที่ใช้อยู่ · จุดตัดสินใจและเกณฑ์ที่ใช้ · ผลสำรวจปริมาณงานของแต่ละขั้น
ผ่านเมื่อ
ผังทำจากการเดินตามโครงการจริงที่ผ่านมา และผู้ปฏิบัติยืนยันว่าตรงกับที่ทำจริง ไม่ใช่ผังตามระเบียบที่เขียนไว้
กับดัก
วาดผังจากขั้นตอนตามระเบียบขององค์กร ทั้งที่โครงการจริงข้ามขั้นและย้อนกลับหลายรอบ ซึ่งการข้ามและย้อนกลับนั่นเองคือที่ที่ปัญหาเกิด
2. ปัญหาของผังไหลปัจจุบันและจุดที่งานติดขัด
ต้องมี ต้องทำ
ระบุปัญหาของผังไหลปัจจุบันให้ชัด ทั้งจุดที่รอข้อมูลจากหน่วยงานอื่น จุดที่ทำงานซ้ำเพราะข้อมูลเปลี่ยน จุดที่ตัดสินใจช้าเพราะไม่มีเกณฑ์ และจุดที่ผลงานถูกส่งต่อทั้งที่ยังไม่ครบ พร้อมระบุว่าที่งานติดขัดในช่วงทำต้นแบบ ทดลองเดินเครื่อง และเร่งกำลังผลิต ติดเพราะอะไรและปัจจุบันแก้อย่างไร
ต้องมี
รายการปัญหาของผังไหลพร้อมตำแหน่งบนผัง · จุดที่งานติดขัดในสามช่วงท้ายพร้อมสาเหตุ · มาตรการที่ใช้แก้อยู่ปัจจุบันและผลที่ได้ · ผลกระทบเป็นเวลาหรือเป็นต้นทุนของแต่ละปัญหา
ผ่านเมื่อ
ทุกปัญหาชี้ตำแหน่งบนผังได้และมีผลกระทบเป็นตัวเลข ไม่ใช่รายการความรู้สึกว่างานช้า
กับดัก
สรุปว่าปัญหาเกิดเพราะเวลาไม่พอ แล้วขอเพิ่มเวลาในแผน ซึ่งไม่ได้แก้จุดที่ทำให้ต้องทำงานซ้ำหรือจุดที่รอข้อมูล
3. สิ่งที่ทำอยู่เพื่อออกแบบดักปัญหาไว้ล่วงหน้าในแต่ละขั้น
ต้องมี ต้องทำ
สำรวจว่าปัจจุบันแต่ละขั้นของงานพัฒนาทำอะไรเพื่อดักปัญหาที่คาดการณ์ได้ไว้ล่วงหน้า เช่น มีการทบทวนแบบหรือไม่ มีการวิเคราะห์ความล้มเหลวและผลกระทบหรือไม่ มีใบตรวจสอบหรือไม่ และสิ่งเหล่านั้นทำจริงจังหรือทำเป็นพิธี
ต้องมี
รายการกิจกรรมดักปัญหาที่ทำอยู่ในแต่ละขั้น · ความถี่และผู้เข้าร่วมของแต่ละกิจกรรม · ตัวอย่างเอกสารที่กรอกจริง · การประเมินว่ากิจกรรมใดให้ผลจริงและกิจกรรมใดเป็นพิธี · ปัญหาที่หลุดผ่านกิจกรรมเหล่านั้นไปได้
ผ่านเมื่อ
มีการประเมินตรงไปตรงมาว่ากิจกรรมใดเป็นพิธี พร้อมหลักฐานว่าปัญหาหลุดผ่านไปได้อย่างไร
กับดัก
รายงานว่ามีการทบทวนแบบครบทุกครั้งตามระเบียบ โดยไม่ตรวจว่าการทบทวนนั้นจับปัญหาได้จริงกี่เรื่อง ทำให้เข้าใจผิดว่าระบบดักปัญหาทำงานอยู่แล้ว
4. ปัญหาที่เกิดจริงตอนทำต้นแบบ ทดลองเดินเครื่อง และเร่งกำลังผลิต
ต้องมี ต้องทำ
รวบรวมปัญหาที่เกิดขึ้นจริงในสามช่วงท้ายของทุกโครงการย้อนหลัง ว่าเป็นปัญหาอะไร แก้อย่างไร ใช้เวลาและเงินเท่าไร และทำอะไรไปแล้วเพื่อไม่ให้เกิดซ้ำ
ต้องมี
ทะเบียนปัญหาย้อนหลังของทั้งสามช่วง · การจำแนกปัญหาตามประเภทและตามขั้นที่ควรจะจับได้ · เวลาและต้นทุนที่เสียไปกับการแก้ · มาตรการกันเกิดซ้ำที่ออกไปแล้วและผลที่ได้ · ปัญหาที่ยังเกิดซ้ำข้ามโครงการ
ผ่านเมื่อ
มีการชี้ว่าปัญหาแต่ละเรื่องควรจะถูกจับได้ที่ขั้นใด และมีรายการปัญหาที่เกิดซ้ำข้ามโครงการอย่างชัดเจน
กับดัก
บันทึกปัญหาไว้ในแฟ้มของแต่ละโครงการแยกกัน ทำให้ไม่มีใครเห็นว่าปัญหาเดียวกันเกิดซ้ำมาแล้วสามรุ่นติดกัน
5. ข้อมูลฐานว่าปัญหาเกิดเมื่อไรเทียบกับจุดที่ควรจับได้
ต้องมี ต้องทำ
ทำกราฟเทียบสองเส้นตลอดขั้นของงานพัฒนา คือเส้นที่บอกว่าปัญหาถูกพบจริงที่ขั้นใด กับเส้นที่บอกว่าปัญหานั้นควรจะถูกจับได้ที่ขั้นใด เพราะรูปแบบที่มักเจอคือปัญหาไปกระจุกที่ขั้นทำต้นแบบและทดลองผลิต ทั้งที่ควรจับได้ตั้งแต่ขั้นวางแนวคิดและพัฒนาผลิตภัณฑ์ ช่องว่างระหว่างสองเส้นนี้คือขนาดของงานที่เสานี้ต้องทำ
ต้องมี
กราฟเทียบจุดที่พบจริงกับจุดที่ควรจับได้ ตลอดขั้นวางแนวคิด พัฒนาผลิตภัณฑ์ ออกแบบต้นแบบ ผลิตต้นแบบ ทดลองผลิต และผลิตเต็มกำลัง · จำนวนปัญหาของแต่ละขั้น · การสรุปว่าช่องว่างใหญ่ที่สุดอยู่ตรงไหน · ค่าฐานที่จะใช้วัดผลในขั้นที่สี่
ผ่านเมื่อ
มีทั้งสองเส้นบนกราฟเดียวกันและมีข้อสรุปว่าจะเลื่อนการจับปัญหาขึ้นไปที่ขั้นใดก่อน
กับดัก
นับเฉพาะจำนวนปัญหาที่เกิดโดยไม่ประเมินว่าควรจับได้ที่ขั้นใด ทำให้ไม่รู้ว่าจะไปปรับปรุงที่ขั้นไหนของงานพัฒนา
6. สถานะปัจจุบันของการเก็บและใช้ข้อมูลย้อนกลับเข้าการออกแบบ
ต้องมี ต้องทำ
สำรวจว่าปัจจุบันเก็บ จัดเก็บ และใช้ข้อมูลอย่างไร เพื่อให้ออกแบบผลิตภัณฑ์และเครื่องจักรให้ใช้งานง่าย ผลิตง่าย ไม่สร้างของเสีย บำรุงรักษาง่าย เชื่อถือได้สูง ปลอดภัย และแข่งขันได้ในตลาด แล้วประเมินตรงไปตรงมาว่าข้อมูลที่มีเพียงพอทั้งปริมาณและคุณภาพหรือไม่ และถูกใช้จริงหรือไม่
ต้องมี
สถานะการเก็บข้อมูลของแต่ละแหล่ง ทั้งจากการผลิต การบำรุงรักษา และการใช้งานของลูกค้า · รูปแบบที่จัดเก็บและผู้ดูแล · หลักฐานว่าข้อมูลถูกใช้จริงในโครงการที่ผ่านมากี่เรื่อง · สาเหตุที่ทำให้ใช้ไม่ได้ผล เช่น ไม่มีเวลาให้เก็บ มีกฎแต่ทำแบบขอไปที ไม่เคยมีประสบการณ์ใช้ หรือปล่อยให้เป็นเรื่องของผู้ผลิตเครื่อง
ผ่านเมื่อ
มีการประเมินทั้งปริมาณและคุณภาพของข้อมูล พร้อมระบุสาเหตุที่ทำให้ใช้ไม่ได้ผลอย่างเจาะจง
กับดัก
สรุปว่ามีระบบเก็บข้อมูลอยู่แล้วเพราะมีแบบฟอร์มและมีกฎ ทั้งที่ในทางปฏิบัติทุกคนถูกยกเว้นเพราะงานยุ่ง ซึ่งเอกสารระบุว่าเป็นอาการที่พบบ่อยที่สุดของเรื่องนี้
7. การนิยามหน้าที่ที่การออกแบบต้องรับผิดชอบ
ต้องมี ต้องทำ
นิยามให้ชัดว่าในโรงงานนี้ การออกแบบต้องรับผิดชอบหน้าที่อะไรบ้าง เพราะถ้าไม่นิยาม ระบบที่จะสร้างในขั้นถัดไปจะไม่รู้ว่าต้องตรวจอะไรที่จุดใด
ต้องมี
รายการหน้าที่ที่การออกแบบต้องรับผิดชอบ · การจับคู่หน้าที่กับขั้นของงานพัฒนา · การแยกความรับผิดชอบระหว่างฝ่ายพัฒนาผลิตภัณฑ์ วิศวกรรมการผลิต และฝ่ายผลิต · จุดที่ความรับผิดชอบยังคลุมเครือ
ผ่านเมื่อ
ทุกหน้าที่มีเจ้าของที่ระบุได้ และจุดที่ยังคลุมเครือถูกชี้ไว้เพื่อไปแก้ในขั้นที่สอง
กับดัก
ปล่อยให้ความรับผิดชอบระหว่างฝ่ายออกแบบกับฝ่ายผลิตคลุมเครือ แล้วเมื่อเกิดปัญหาตอนเดินสายการผลิตก็ไม่มีใครเป็นเจ้าของ